Es besteht häufig eine große Unsicherheit beim Immobilienverwalter, ob Papierdokumente aller Art nach dem Scannen risikolos vernichtet werden dürfen. Deshalb archivieren viele Hausverwaltungen immer noch doppelt, mittels althergebrachter Papierablage sowie digitaler Speicherung.
Die Pandemie erhöht den Druck, diese Zeit- und Ressourcenverschwendung zu beenden. Für ein ernsthaftes Arbeiten im Homeoffice muss ein Arbeitsablauf ohnehin durchgängig digital sein, sonst ist es für alle Beteiligten unzumutbar. Bisher wird allerdings oft noch parallel mit dem Papier weitergearbeitet.
Aber Vorsicht auf dem Weg zum komplett papierlosen Arbeiten: Fast alle Dokumente sind zwar nach dem Scannen wegzuwerfen, bestimmte Voraussetzungen sind jedoch zu erfüllen.
Hier kommt das sogenannte ersetzende Scannen ins Spiel, also das digitale Erfassen von Papierbelegen zur digitalen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des dabei entstehenden elektronischen Abbildes sowie die anschließende Papiervernichtung. Mehr dazu hier im Artikel.
Papierloses Verwalterbüro: Jetzt endlich umsetzbar – Haas Immobilienverwaltung GmbH
