Verwalterbüro und Digitalisierung: Was wirklich wichtig ist – Haas Immobilienverwaltung GmbH

Die echten digitalen Bedürfnisse der Hausverwaltung im Tagesgeschäft  

Hier der erste von drei Schritten zum Digitalisierungs-Erfolg, einzeln buchbar oder zusammen zum Sonderpreis.  

Mit dem Scannen beginnen die Probleme. Die in den Immobilienverwalter-Büros in der Regel genutzten Multifunktionsgeräte sind als Drucker und Kopierer konzipiert, daher sind die Scan-Möglichkeiten meist recht dürftig.  

Und selbst wenn bereits Dokumentenscanner vorhanden sind, werden diese meist in der Werkseinstellung betrieben. Die Ergebnisse sind entsprechend mäßig, häufig sogar ohne Möglichkeit der späteren Volltextsuche. 

Auch sind für die Mitarbeiter äußerst komfortable Profileinstellungen regelmäßig weder bekannt noch aktiviert.  

Mehr Durchblick beim Scannen bringt Sie auf den richtigen Weg!  

Die echten digitalen Bedürfnisse der Hausverwaltung im Tagesgeschäft  

Hier der zweite von drei Schritten zum Digitalisierungs-Erfolg, einzeln buchbar oder zusammen zum Sonderpreis.  

Ein wirklich digitales Bedürfnis der Hausverwaltung im Tagesgeschäft sind passende Workflows, damit es mit den virtuellen Unterlagen aller Art angemessen  weitergehen kann.  

Vom Posteingang über Dateibezeichnungen hin zur Ablagestruktur gibt es meist noch viel Potential. Weniger Chaos, schnelles Finden von Dateien und eine einheitliche Arbeitsweise der Mitarbeiter sind kein Wunschdenken. 

Vielmehr gehört das zu einem unserer drei Bausteine auf dem Weg zu der Digitalisierung, wie sie die Immobilienverwaltung wirklich braucht.

Die echten digitalen Bedürfnisse der Hausverwaltung im Tagesgeschäft  

Hier der dritte von drei Schritten zum Digitalisierungs-Erfolg, einzeln buchbar oder zusammen zum Sonderpreis.  

In den meisten Büros wird mit dem Scan-Erzeugnis nicht effizient genug umgegangen: PDF-Software dient üblicherweise nur der Betrachtung, Weitergabe und Archivierung.  

Eine Bearbeitung ist bisher noch die Ausnahme. Nur zaghaft setzt sich der Einsatz von digitalen Stempeln und Unterschriften durch. Durch das Vermeiden von Medienbrüchen lässt sich Papier und vor allem Zeit einsparen. Je nach Anspruch sollte ein PDF intuitiv und mitarbeiterfreundlich zu bearbeiten sein: Vom Kommentar in irgendeinem Dokument über eine Textänderung hin zu einem virtuellen Kontierungsstempel.   

Der richtige Umgang mit PDF ist die Basis für jede angemessene Digitalisierung.